Transition numérique : comment simplifier la gestion de vos factures et documents ?

Il n’est pas du tout facile de gérer les factures. On en perd toujours quelques-unes au passage et ce n’est pas sans effet sur la finance de l’entreprise. Entre les factures perdues et celles difficiles à déchiffrer, la gestion comptable est parfois un casse-tête. D’où l’intérêt de passer au numérique. Alors, comment passer au numérique pour simplifier la gestion et la comptabilité de l’entreprise ? C’est ce que nous allons voir tout de suite !

Numérisation des factures et documents

C’est incontestable. La meilleure option pour simplifier la gestion comptable est la dématérialisation des documents. Autrement dit, on va passer des documents en papier à des supports immatériels, c’est-à-dire à des formats numériques. Pour ce faire, vous pouvez juste scanner les documents pour en créer des versions électroniques. Vous ne serez plus perdu dans les montagnes de papiers. Vous contribuez en même temps à la préservation des ressources naturelles en économisant du papier.

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Mais vous pouvez encore faire mieux. Au lieu de mettre les factures et autres documents sur papier avant de les scanner, vous pouvez directement créer des factures électroniques. Il vous sera bien plus facile de gérer les chiffres de cette manière. Comment faire ? C’est ce que nous allons voir ci-dessous.

Utilisation de logiciel de gestion

Il est tout à fait possible de générer des formats numériques de documents avec des logiciels de gestion. Pour les factures notamment, un logiciel de gestion permet de taper juste les informations relatives à la facturation et le reste se fait de façon totalement automatique. Le risque d’erreur est ainsi minimisé.

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Il vous sera toujours possible d’imprimer une version papier de la facture pour le client. Mais avec un logiciel de gestion électronique de documents (GED), les versions numériques vous suffiront largement. Vous pouvez stocker, organiser et gérer tous les documents numériques de l’entreprise depuis un seul logiciel.

Automatisation de la facturation

Mais pour faciliter encore plus la procédure de gestion comptable, vous pouvez aussi automatiser la facturation. Là encore, il existe des systèmes spécialement conçus pour suivre les factures dès la saisie des informations jusqu’à la réception des paiements. Outre la facturation automatique de chaque commande, ces systèmes s’occupent même de l’envoi de la facture vers le destinataire, toujours sous format numérique.

L’avantage avec la facturation automatique c’est qu’elle allège grandement le travail du gestionnaire comptable. Ce dernier n’aura plus à s’occuper des tâches répétitives. En même temps, les risques d’erreur sont, là encore, réduits. S’il y a des erreurs, c’est forcément pendant la saisie de données qui nécessite encore une intervention humaine.

Utiliser un système de gestion complet

Avec ce dernier conseil, le travail du gestionnaire comptable est pratiquement réduit à néant. Pour cela, il suffit d’utiliser un système de gestion comptable centralisé. Comment ça fonctionne ? Un logiciel centralisé permet d’intégrer des logiciels annexes afin de centraliser les données. Il ne reste plus qu’à synchroniser le tout pour obtenir des informations cohérentes.

Dans un logiciel de gestion comptable centralisé, les factures ne sont pas les seuls documents pris en compte. Il y a aussi d’un autre côté les dépenses, les charges, le salaire des collaborateurs, etc. Ce type de logiciel peut s’occuper de tous les aspects de la comptabilité.